GUIA DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

dos procedimentos. Guia de organizaão de eventos da ABCM 3 1. INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A ABCM 1.1.


NOME Associação Brasileira de Engenharia e Ciências Mecânicas (Brazilian Society of Mechanical Sciences and Engineering) 1.2. ENDEREÇO Av. Rio Branco, 124 3 14 o andar 20040-001 Rio de Janeiro, RJ Telefone: (21) 2221-0438 e (21) 2509-7128 Site: http://www.abcm.org.br E-mail: abcm@abcm.org.br 1.3.


CADASTRO NACIONAL DE PESSOAS JURÍDICAS (CNPJ) Número : 83.431.593/0001-78 1.4. ABCM 3 POR UMA SOCIEDADE MELHOR! Para organizar um evento sob a égide da ABCM podem ser necessárias informações atualizadas sobre a Associação, disponíveis no documento cABCM 3 Por uma Sociedade Melhor!


d, que pode ser solicitado em sua versão mais recente na Secretaria da ABCM ou através de sua página na Internet . Guia de organizaão de eventos da ABCM 4 2. GUIA PARA A ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS REGULARES Os eventos regulares da ABCM devem ser organizados observando as diretrizes gerais apresentadas a seguir.


1 2.1. ÉPOCA DE REALIZAÇÃO DOS EVENTOS a) Com o objetivo de evitar a proximidade dos diversos eventos regulares da ABCM, que pode prejudicar a presença de participantes e obtenção de apoio financeiro dos órgãos de fomento, os eventos devem ser organizados respeitando-se a Tabela 1, aprovada na reunião do Conselho de 5/09/2002, e a ser discutida na Assembléia Geral de 2003. Tabela 1.


Época de realização dos eventos regulares promovidos pela ABCM. Ano Par Ano Ímpar Janeiro Fevereiro Março DINAME Abril Fluidos Não-Newtonianos Maio COBEF Junho Julho ICONNE Agosto CONEM Setembro Escola de Turbulência Outubro Novembro ENCIT COBEM Dezembro b) Para o estabelecimento das datas de realização dos eventos deve ser evitada a proximidade com feriados e outras conferências internacionais e nacionais organizadas por outras associações. c) O CREEM 3 Congresso Nacional de Estudantes de Engenharia Mecânica, por ser um congresso com participação eminentemente estudantil, deve ocorrer anualmente, de preferência no 4 o bimestre do ano, e segue um Guia de Organização específico.


1 As diretrizes também servem de referência para a organização de eventos isolados. Guia de organizaão de eventos da ABCM 5 2.2. SOLICITAÇÃO PARA ORGANIZAR UM EVENTO a) A solicitação para organizar um evento regular da ABCM por uma instituição deve ser formalmente encaminhada à Diretoria com pelo menos 18 meses de antecedência, contendo as informações constantes do Anexo 1.


b) A Diretoria da ABCM analisará o pedido e responderá ao presidente da comissão organizadora num prazo não superior a sessenta dias. 2.3. PROGRAMAÇÃO E FORMATO DO EVENTO A Programação e o Formato dos eventos ABCM são de decisão e responsabilidade das comissões organizadoras, observando as disposições abaixo.


a) Os trabalhos aceitos para os eventos da ABCM podem ser apresentados na forma oral ou em pôsters. Entretanto, a escolha deve ser feita a priori e comunicada na chamada de artigos para o evento, ou seja, os autores deverão saber de antemão a forma de apresentação de trabalhos. b) Apresentações orais muito curtas ou de interesse mais específico devem ser evitadas em favor de seções de pôster.


c) A apresentação oral deve ser realizada com a duração estipulada pela comissão organizadora, incluindo o tempo para perguntas e discussão do trabalho. Sugere-se que o tempo estipulado para cada apresentação oral, incluindo o período reservado para perguntas e discussões, nunca seja inferior a quinze minutos. d) Nas apresentações orais, o período de perguntas e discussão deve ser aberto à participação dos presentes tão logo o apresentador termine sua exposição, caso haja tempo disponível dentro do período estipulado pela comissão organizadora.


Não deixar as perguntas e a discussão dos artigos apresentados para o fim da seção, evitando a dispersão da platéia e do timing da discussão. e) Os coordenadores de seções técnicas com apresentações orais devem cumprir o horário das apresentações programado pela comissão organizadora. Caso falte algum apresentador, o coordenador não deve adiantar a apresentação dos trabalhos subseqüentes, a fim de permitir que as apresentações sejam realizadas no horário estipulado.


f) As seções de pôster devem durar um mínimo de 2 horas. Os autores devem permanecer à Guia de organizaão de eventos da ABCM 6 frente de seus trabalhos durante toda a seção, para esclarecimento de dúvidas e discussão com os participantes. São sugeridos os seguintes prazos mínimos para a organização de uma conferência: " Submissão de resumos: 12 meses antes do evento " Comunicação da avaliação de resumos: 11 meses antes do evento " Submissão dos artigos completos: 9 meses antes do evento " Comunicação da avaliação dos artigos submetidos: 5 meses antes do evento " Submissão da versão final dos artigos aceitos: 4 meses antes do evento " Comunicação do aceite final dos artigos: 3,5 meses antes do evento " Pagamento da taxa de publicação dos artigos: 2 meses antes do evento O programa final deve conter informações definitivas sobre todo o evento, incluindo: " Local de realização do evento e informações sobre transporte e hospedagem.


" Informações sobre inscrição incluindo preços e formas de pagamento. " Local, horário, título e nome de autores dos trabalhos apresentados. " Local, horário, título e nome de autores das palestras convidadas.


" Local, horário, título e nome dos instrutores dos Minicursos. " Coordenadores das sessões técnicas. " Local e horário das visitas técnicas e programações cultural e turística.


" Nomes das instituições que patrocinaram e apoiaram o evento. " Local e horário das Reuniões dos Comitês Técnicos; " Local e horário das cerimônias de premiação da ABCM; " Local e horário da Assembléia da ABCM do evento, e " Local e horário da Assembléia Geral da ABCM caso o evento seja o COBEM. O programa final deve ser distribuído por ocasião da inscrição.


Caso os autores não enviem seu artigo em formato final, ou não confirmem a participação, estes artigos não devem constar da programação final. Os trabalhos cujos autores não responderem ao pedido de confirmação de sua apresentação do trabalho deverão ser programados na parte final das seções técnicas. Os coordenadores das seções técnicas devem ser contatados com pelo menos um mês de antecedência para confirmação da participação, o mesmo valendo para os palestrantes convidados.


Cabe à organização do evento providenciar a existência de membros das instituições participantes preparados para substituir os coordenadores de seção e/ou palestrantes que deixem de comparecer. Guia de organizaão de eventos da ABCM 7 Durante a Assembléia da ABCM deve ser discutida qual será a instituição que organizará a versão seguinte do evento. Na medida do possível a meta é trabalhar com a previsão das instituições organizadoras dos próximos dois eventos.


2.4 COMISSÃO ORGANIZADORA A Comissão Organizadora é usualmente composta de 4 a 7 membros, que devem necessariamente ser sócios em dia da ABCM. A comissão deverá ter um presidente, que atuará como responsável pela realização do evento junto a ABCM. Cabe à Diretoria da ABCM homologar esta Comissão bem como o nome do seu presidente.


A Comissão deve manter a Diretoria da ABCM informada sobre o andamento da organização do evento e discutir com esta o apoio que a Associação poderá prestar aos organizadores. À Comissão Organizadora cabe: a) A responsabilidade por todas as iniciativas e atividades, incluindo a financeira, relativas à realização do evento. b) Indicar o Editor e a Comissão Editorial (se for o caso).


c) Assegurar que o nome ABCM 3 Associação Brasileira de Engenharia e Ciências Mecânicas 3 e o respectivo logotipo, estejam claramente indicados, e em destaque, em todo material de divulgação. d) Assegurar que a ABCM apareça de forma clara e inequívoca como Promotora do evento Certificar-se que a indicação de eventual co-patrocínio por parte de outras entidades não descaracterize a ABCM como entidade promotora.. Os organizadores locais aparecem como Organizadores .


e) Assegurar que todas as informações relativas à realização e divulgação do evento sejam encaminhadas à secretaria da ABCM. f) Evitar que o número de conferencistas estrangeiros convidados seja superior ao de conferencista brasileiros. g) Atuar para que os conferencistas estrangeiros convidados obtenham financiamento de seus próprios governos para cobertura de suas passagens internacionais.


Para isto, os respectivos consulados e embaixadas devem ser contatados. Guia de organizaão de eventos da ABCM 8 A Comissão Organizadora é também responsável por todos os arranjos locais: " Reserva do centro de convenções, " Hotéis, " Transporte, " Convites a conferencistas, " Aquisição de passagens, " Contratação de companhia de turismo, " Contratação de equipe de apoio.,Captação de recursos, " Prestação de contas aos agentes financiadores, etc. Finalmente, cabe à Comissão Organizadora apresentar ao término do evento o Relatório Técnico Final, bem como a Prestação de Contas, conforme os Anexos 2 e3.


2.5 GERENCIAMENTO FINANCEIRO DO EVENTO a) O gerenciamento de todos os recursos financeiros envolvidos no evento é de total responsabilidade da Comissão Organizadora do evento, que deve cumprir as Instruções para a Contabilidade dos Eventos Promovidos pela ABCM, que constituem o Anexo 3 . b) Os recursos deverão permanecer aplicados, sempre que possível. Os rendimentos das aplicações financeiras devem ser incorporados aos recursos do evento.


c) A Comissão Organizadora do evento deve obter junto à sede da ABCM a procuração para abertura de conta bancária em nome da ABCM, para o gerenciamento dos recursos obtidos para o evento. As instruções para abertura desta conta devem também ser obtidas junto à sede da ABCM. d) A Comissão Organizadora deve enviar a Prestação de Contas do Evento à Secretaria da ABCM com a maior brevidade possível, no prazo máximo de 60 dias após o seu término.


Esta Prestação de Contas deve ser apresentada para aprovação na primeira reunião do Conselho da ABCM seguinte ao evento, respeitado um intervalo mínimo de 60 dias. e) Em hipótese alguma podem ser retidos recursos para pagamento de compromissos futuros sem ligação direta com as atividades realizadas durante o evento. 2.6 PUBLICAÇÃO DOS ANAIS Os trabalhos apresentados nos eventos regulares da ABCM devem obrigatoriamente ser publicados em Anais, que devem estar à disposição dos participantes no início do evento.


Guia de organizaão de eventos da ABCM 9 a) Somente trabalhos completos serão aceitos para apresentação nos eventos regulares da ABCM, não havendo a aceitação de resumos estendidos. b) A fim de viabilizar a publicação dos Anais, a comissão organizadora poderá cobrar dos autores uma taxa de publicação dos artigos. A taxa deve ser deduzida da taxa de inscrição na conferência de apenas um dos autores do artigo, respeitando-se o limite máximo de uma dedução por participante.


c) Os Anais podem ser publicados em dois formatos: " Eletrônico, na forma de CD-ROM, que deve ser acompanhado de livro impresso contendo os resumos dos artigos apresentados no evento; " Impresso, quando fica então dispensada a necessidade de publicação do livro de resumos. d) Os Anais devem conter o registro ISBN (International Standard Book Number), que deve ser providenciado junto à secretaria da Associação. e) Para facilitar a referência aos artigos dos eventos ABCM, estes devem ser publicados nos Anais seguindo uma identificação própria, a ser impressa na primeira página do artigo.


Esta identificação deve ter o formato: AAAXX-YYYY Tabela 2. Abreviaturas da